Una forma de tener las facturas ordenadas.

Cómo organizar las facturas con tu gestor

Una forma de tener las facturas ordenadas.

Está claro que cada gestor tendrá su modo de organizar el trabajo, y posiblemente tengas que adaptarte a lo que te pide. O quizá te deje hacer alguna sugerencia, y puedas sacar ideas de este post. Incluso si tú mismo te llevas tu propia fiscalidad, te servirá para copiar algún recurso y aplicarlo a tu propia forma de organización.

La carpeta compartida

Con todos mis clientes de gestoría, tengo siempre una carpeta compartida donde vamos subiendo algún tipo de documentos, en función de cómo sea la fiscalidad del cliente.

Normalmente compartimos en Drive, o en Dropbox, como hemos hecho recientemente. Pero también podrías hacerlo en OneDrive u otro similar. El caso es que a esa carpeta tengan acceso tanto cliente como gestor, y lo que a mí me parece más importante, que ambos tengan acceso desde cualquier dispositivo.

¿Por qué es tan importante el acceso desde distintos dispositivos?

Para mí como gestora es fundamental, pero para mis clientes también lo es. Voy por partes para que veas las dos situaciones:

Importante para el cliente

Sé por lo que comentan compañeros y clientes, que las tareas administrativas suelen ser un rollo. También sé que no se dedican para ellos las horas de mejor productividad como es lógico. Así que tener acceso a esta carpeta desde el móvil o desde la tablet, es una buena idea, para ir haciendo este tipo de tareas en ratos muertos o esperas.

Importante para el gestor

Una forma de tener las facturas ordenadas.

En mi caso, me gusta responder a los clientes lo antes posible, y para ello, muchas veces tengo que tirar de móvil u otro ordenador. Por eso, necesito tener siempre acceso a su documentación, para poder echar un vistazo y responder correctamente a su pregunta.

Cómo organizo yo la carpeta compartida

La idea es que esté todo bien diferenciado y de un vistazo sepamos dónde tenemos que ir para buscar la información. Con un autónomo que genera tres facturas al mes, no va a haber problema, porque sabrás dónde está todo en seguida. Pero uno que genera 1.000 facturas cada mes, posiblemente tiene una fiscalidad más complicada, y esto hace que el orden sea imprescindible.

Documentos

Esta carpeta me parece imprescindible. Aunque el autónomo no suba las facturas a esta carpeta compartida, y por lo tanto, no use las que voy a nombrar más adelante, ésta siempre estará.

En ella guardo todos los documentos importantes del alta en Hacienda y en la Seguridad Social. También las notificaciones que hayan recibido y las respuestas que hayamos dado.

También suelo guardar documentos que algunos autónomos tienen que presentar cada mes, como certificados de buena conducta, delitos sexuales, corriente de pagos y otros.

Ingresos

Como ya imaginarás, aquí van todas las facturas de ingresos que el autónomo genera. Si son pocas, sólo sigo la organización que comento más abajo, pero si son muchas, hago subcarpetas por actividad para encontrarlas más rápido.

Compras y gastos

Por aquí se guardarán todas las facturas de compras, y los tickets (esos gastos que son deducibles pero no tenemos factura para justificarlos). Igual que antes, los organizo según te cuento más abajo.

Impuestos

Como ya imaginarás, en esta carpeta, voy incorporando los modelos que les presento. De esta forma lo tendremos todo bien organizado y cuando tengamos que buscar uno, lo tengamos a mano fácilmente.

Cómo organizar interiormente las carpetas

Me gusta seguir siempre este tipo de organización, para tener la misma estructura en todas las carpetas. La organización es la siguiente:

  • Por trimestres: nombro a cada carpeta dentro de las anteriores 1T, 2T, 3T y 4T.
  • Por meses: si el cliente tiene muchas facturas, dentro de cada una de las carpetas anteriores, prefiero separar por meses para que me sea más fácil identificar las facturas. Incluso, para mejorar la organización, me gusta guardar en la carpeta “padre” un documento que incluya, al menos, la numeración y series de las facturas que hay dentro de esas carpetas.

Un truco para que estén ordenadas cronológicamente, sin depender de cuándo ha sido la última fecha de modificación, es asignar a las carpetas de meses, el número que le corresponde a cada mes. De esta forma te aseguras siempre que estarán ordenadas de enero a diciembre, por ejemplo.

Vídeo explicativo

En el siguiente vídeo, te dejo una breve explicación con un ejemplo de carpeta compartida de un cliente. Espero que te guste:

¿Necesitas un gestor especializado en el mundo online?

Tengo un negocio online y entiendo perfectamente los términos y cómo funcionan las cosas en el mundo online. Por eso, te puedo ayudar con tus impuestos.

Te entiendo, yo también tengo un negocio online.
  • Fiscalidad para autónomos
  • Presentación de impuestos
  • Recepción de notificaciones
  • Contacto permanente
  • Análisis económico de tu negocio

Si te ha servido, ayúdame a llegar a más gente...

Share on telegram
Share on whatsapp
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on email
Share on pocket

Para que tengas la mejor experiencia cada vez que me visites, utilizo "galletitas informáticas" Continúa con la lectura y optimiza tu negocio, tu ordenador ya hace el resto por ti y da tu consentimiento para aceptar las cookies y de mi política de cookies. Puedes hacer click en el enlace para saber más..plugin cookies

ACEPTAR
Aviso de cookies

Curso Gratuito de Precios

¿Quieres ahondar en tu relación con el dinero?

déjame que te cuente una historia...

Ana trabajaba duro.

Ella sabía que sola podría conseguirlo, pero a veces necesitaba ayuda. En esos casos, le pedía dinero a su familia. Pero esto no le gustaba nada.

Sigue la historia de Ana, Carlos y Lucía para entender cómo nos relacionamos con el dinero, y por qué las emociones son tan importantes en las decisiones financieras

Historias inspiradoras sobre emprendimiento, fiscalidad y finanzas