agosto 3, 2021

Cómo organizar mejor tu dinero usando Google Sheets

¿Te gustaría conocer un método sencillo para organizar tus finanzas?, deja de perder el tiempo usando hojas de cálculo complicadas. En este post te enseño cómo administrar bien tu dinero con Google Sheets.

Antes de empezar a rellenar la hoja de cálculo, vamos a organizar nuestras finanzas. Para ello tendremos que pensar en las categorías que usaremos y que nos ayudarán a simplificar los cálculos y a resumir la información.

Cómo administrar bien el dinero que ingresamos

Será la parte más sencilla, ya que es donde menos categorías tendremos casi con toda seguridad.

Lo normal es tener una única fuente de ingresos, que será el sueldo, aunque siempre es recomendable tener otras fuentes alternativas.

Por ejemplo, si cobramos intereses de algún producto financiero, dividendos, etc.…

Puede ocurrir que tengamos una segunda fuente de ingresos porque tengamos un proyecto de emprendimiento, además de nuestro trabajo, en ese caso, tendremos que asignarnos un sueldo, y ese sueldo será parte de esta nueva categoría.

Otras formas de generar más ingresos serán las ventas en plataformas de segunda mano, regalos, o devoluciones, como la de la Declaración de la Renta.

Organizar el dinero que gastamos

El siguiente paso será organizar nuestros gastos. En este caso será un poco más complicado, ya que es dónde hay más variedad y donde tenemos que prestar más atención.

Antes de poner algunos ejemplos, te voy a dar algunos consejos para elaborar estas categorías correctamente:

  • Usa categorías generales, que te den una visión de águila de tu situación financiera.
  • Busca categorías que para ti tengan relevancia. Por ejemplo, si tu gasto en gasolina es mínimo, pero usas transporte público, puedes crear una categoría que se llame Transporte en lugar de hacer una para el transporte público y otra para la gasolina.
  • No uses demasiadas categorías, de lo contrario perderás control. Si necesitas más, separa entre categorías y subcategorías, así tendrás una visión detallada si lo necesitas.

Cuando empezamos a organizar nuestras finanzas

Lo ideal es hacerlo desde ya mismo que estás leyendo este artículo. Es absurdo esperar a que sea principios de mes y hayas cobrado tu nómina, para comenzar a organizar tus finanzas.

Esto es porque vamos a trabajar con presupuesto cero, es decir, sólo organizaremos el dinero que tengamos actualmente, sin contar con el que vendrá en el futuro.

De esta forma, tendrás que comenzar a organizar el dinero que ya tienes disponible en tu cuenta. A medida que vayas cobrando dinero, irás organizando los nuevos ingresos que vayan viniendo.

Es la forma correcta de organizar tus finanzas, y evitarás tener sobre gasto. En muchas ocasiones pensamos que vamos a recibir un dinero que finalmente no recibimos. Si desde el comienzo de mes, contamos con este dinero y luego no lo cobramos, es posible que comprometamos el resto de nuestro dinero en gastos que podríamos haber evitado.

Usar Google Sheets para organizar nuestras finanzas

El siguiente paso es irnos a una hoja de cálculo. Si no nos queremos complicar la vida, lo mejor es hacerlo con las plantillas de Google Sheets. Yo recomiendo la plantilla Presupuesto Mensual que encontrarás en repositorio de plantillas. Es sencilla, pero, para empezar, y si no quieres un análisis muy exhaustivo, va de maravilla.

Puedes ver cómo hacerlo en este vídeo sobre cómo administrar bien mi dinero con Google Sheets.

Consejos para administrar bien mi dinero

Una vez que ya tenemos clara cuál será la dinámica y tenemos la herramienta, es momento de pensar en algunos consejos para que nuestra organización financiera nos sea útil, y, además, consigamos nuestros objetivos.

Presupuesto cero

Lo primero que debemos tener en cuenta es que, como ya he comentado antes, necesitamos un presupuesto cero. Es decir, necesitamos organizar únicamente el dinero que tenemos en el momento de hacer el presupuesto.

Imagina que tienes casi seguro que vas a cobrar 500€ extra. Haces tus presupuestos y cuentas con ese dinero. Como es un extra, amplias el presupuesto de comida, de salir por ahí y de regalos más de lo que lo harías otros meses. Comienzas a gastar.

A medida que va avanzando el mes, sigues gastando, pero el dinero no llega. Finalmente te dicen, que el dinero llegará el mes siguiente.

En este caso, es tu obligación rehacer tus presupuestos, para adaptarte a la nueva situación, pero puede ocurrir, que ya hayas gastado más dinero en categorías prescindibles del que debías, y ahora no tengas suficiente para otras categorías imprescindibles como comida, o gastos fijos de tu casa.

Así que, a partir de ahora, presupuestas sólo el dinero que tienes en tu cuenta. Cuando tengas nuevos ingresos, vuelves a hacer tus presupuestos con ellos.

Cada cuánto tiempo debemos llevar un control de finanzas

Mi experiencia me dice que cada poco tiempo es mucho mejor que hacerlo cada mucho tiempo.

La parte emocional y la consciencia hacen mucho, y ver cómo está tu situación financiera, te hará evitar gastos impulsivos.

Lo ideal sería hacerlo cada dos o tres días, pero si te resulta muy tedioso sentarte al ordenador cada poco, te recomiendo que lo hagas, al menos, una vez a la semana.

Ten en cuenta que cuanto más lo dejes, más tiempo tardarás en actualizar la hoja de cálculo, más pereza te dará hacer esta tarea, y, por lo tanto, más fácil será que dejes de controlar tus finanzas.

Si lo que te gustaría es llevar un control casi automático de tus finanzas, te recomiendo que veas este artículo sobre la que es para mí, la mejor aplicación para controlar tus finanzas.

Sobre la autora

nuriahidalgo

Asesora Financiera de Negocios Online.

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