Cómo hacer un buen presupuesto – 5 claves que debes tener en cuenta

Cómo hacer un buen presupuesto para tus clientes, no sólo es enviar un PDF con los que pretendes cobrar por un servicio o producto. Va mucho más allá, y debemos hacer un buen análisis económico antes de enviarlo, para no pillarnos las manos.

No te preocupes, porque en este artículo, voy a contarte en qué consiste ese análisis económico y cómo puedes hacerlo tú mismo. ¡Comenzamos!

Por qué es importante la elaboración de un presupuesto

El presupuesto es la antesala de lo que ocurrirá con nuestro cliente. Vamos a verlo desde su punto de vista. A nadie le gusta gastar dinero de más, por lo que cuando te dan un presupuesto, te fiarás de la cantidad que indique. A no ser que quieras ampliar más adelante, será muy importante tener claro cuánto vas a gastar y qué incluye el servicio o producto, ¿verdad?.

Presupuesto correcto: claro y conciso

Bien, volvamos a nuestro punto de vista. Ya tenemos claro el primer punto: debemos dejar claro el precio y lo que incluye el presupuesto. Esto hará que no tengamos mal entendidos más adelante con nuestro cliente.

En ocasiones pensamos que la falta de claridad puede jugar a nuestro favor, ya que nos permitirá mayor flexibilidad si nuestro cliente cambia de opinión o si nos pide algo que no habíamos tenido en cuenta. Pero esto es un error. Cuanto más claros sean los términos, mejor comenzará la relación con nuestro cliente desde un inicio.

Es posible que con un presupuesto conciso, entremos en el campo de la rigidez y los límites. Por ejemplo, características que no entran dentro del presupuesto, número de mejoras que se pueden hacer una vez entregado el proyecto, etc... Ningún problema, lo que en principio puede parecer que ahuyentará a clientes, a la larga será un buen colador para que se queden únicamente los clientes que estén dispuestos a aceptar nuestras condiciones y a crear un buen presupuesto.

Sé que cuando estás empezando esto puede ser un problema, ya que la liquidez brilla por su ausencia, pero cuidado con estas concesiones, que pueden costar muy caras a la larga.

Es normal que al principio tengas muchos tipos de productos o servicios, pero el hecho de hacerlos concisos, y la experiencia trabajando con clientes, te ayudarán a paquetizarlos y de esta forma, te será mucho más sencillo poner precios, sacar rentabilidades y saber hasta dónde sí y hasta dónde no debes ir con un cliente.

Conocerás la rentabilidad de tus ventas

Un buen presupuesto te ayudará a saber cuál será la rentabilidad futura de la venta de ese producto o servicio. Sabrás cuánto vas a gastar y cuánto vas a cobrar.

Sí, ya sé que esto puede variar en el tiempo, y los planes con los que acabas, pueden no ser los que tenías cuando empezaste.

Precisamente por esto, es importante que tengas una previsión. Además, te ayudará a poner mejor tus precios. Por cierto, si quieres aprender a poner precios de forma correcta, te recomiendo que eches un vistazo a mi curso gratuito de precios.

Te recomiendo que hagas un seguimiento de cada presupuesto que emitas, para saber si la cantidad que has cobrado se corresponde con el tiempo y recursos que has destinado para crear ese proyecto.

Dejarás claro hasta cuándo son válidos esos precios

Otra de las grandes ventajas de tener un presupuesto, es que tiene fecha de caducidad, o fecha de vencimiento. Esto hace que lo que haya escrito, tanto precios, como características incluidas en él, sean válidas únicamente durante un tiempo.

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Una publicación compartida por Nuria Hidalgo (@economistaholistica) el 27 de Jul de 2020 a las 11:00 PDT

Imagina que lanzas una oferta, en la que venderás una sesión de consultoría más una copia de tu último ebook. Suena muy bien, pero seguro que no querrás que esto esté siempre a la venta, ya que de lo contrario, la sesión de consultoría, quizá, perdería valor. En ese caso, debes poner una fecha límite. Lo usamos a diario con el marketing de nuestro negocio. Pues también con los presupuestos.

Cuáles son las características que debe tener un presupuesto correcto

Vamos a ver 5 características fundamentales que para mí, debe tener un buen presupuesto. Y fíjate que no me voy a meter casi, en detallar los campos que debe llevar: nombre, dirección, fecha, vencimiento, detalle, etc..., sino lo que tú debes tener en cuenta y sobre lo que debes hacer un análisis a la hora de crear un presupuesto para cualquier cliente.

Cuánto le cuesta a tu negocio el producto o servicio que quieres vender

Este es el primer punto a tener en cuenta. Muchas veces tendemos a poner el precio fijándonos en lo que dice la competencia, y quizá sus precios no son rentables para nosotros. Cuidado con esta técnica. Quizá tu competencia tampoco sepa poner precios, o quizá esté haciendo una estrategia de incursión en el mercado. No lo sabes, por lo tanto, no puedes ver sus precios como tuyos.

Así que antes de enviar ningún mail, comprueba cuánto te cuesta a ti y a tu negocio generar o producir lo que vayas a vender. Para esto, tendrás que ver tanto los costes indirectos: cuota de autónomos, hosting de tu página web, Zapier si lo usas para varios proyectos, etc..., como los costes directos: aquellos que están directamente relacionados con el proyecto que estás presupuestando.

Cuánto tiempo te va a llevar crear ese producto o servicio

Esto es muy difícil de calcular si estás empezando. Y precisamente fracasar, es parte de la excelencia. Pero tienes que intentar detallar al máximo todos los procesos que te llevará crear el proyecto. Estimar tiempos en función de lo que ya conoces.

Por ejemplo, si dentro de tu proyecto tienes que escribir un post, y ya sabes que para redactar un buen artículo de 1.000 palabras tardas casi una hora, yo estimaría un cuarto más, porque nunca sabes qué inconvenientes pueden salir por el camino.

Una vez tengas tu estimación, es hora de comprobar qué ha ocurrido en realidad. Deberás anotar también, cuánto te llevó realmente hacer ese proyecto. Así tendrás datos para la próxima vez sobre las variaciones entre las estimaciones y la realidad.

Yo te recomiendo que uses una hoja de cálculo para hacer esto. Podrás incorporar toda la información que necesites, incluso aunque sea de distintos proyectos. En mi escuela de finanzas, Cultura Económica, he compartido una plantilla donde te dejo todo esto detallado.

Comprueba la rentabilidad del proyecto

Ya lo he comentado antes, pero es un punto importante. Antes, incluso, de comenzar el proyecto, ya puedes comparar los costes que has asociado, al precio que pretendes pedir a tu cliente. Pero lo verdaderamente importante, será cuando compares esta rentabilidad hipotética con la que realmente has conseguido, si tu cliente te aprueba el presupuesto.

Para calcular la rentabilidad de un proyecto, basta con que restes lo que ingresas menos lo que te cuesta ingresarlo, y una vez hecho, lo dividas entre lo que te cuesta ingresarlo (los costes). Después multiplica por 100 y tendrás el tanto por ciento.

Establece las condiciones de contratación

Siéntate un día, con un cronómetro al lado. Máximo 10 minutos, y ponte como loco a apuntar todas las posibles objeciones que puedan surgir en la contratación de tu producto o servicio. Esto hará que crees un buen documento con las condiciones que conllevará contratarte.

Te enumero algunas de ellas, que pueden ser interesantes:

• Cambios de última hora no incluidos
• Número máximo de revisiones antes de la entrega
• Tiempo de garantía (si procede)
• Fases del proyecto
• Modificaciones después de la entrega de cada fase

Establece una fecha de vencimiento

También lo hemos hablado antes, así que no me voy a meter mucho en este tema. Lo ideal sería entre 1 mes y 3 meses, depende del producto o servicio que estés vendiendo, claro está :)

Qué debo tener en cuenta para estructurar un buen presupuesto

Para crear un buen presupuesto, necesitas los siguientes datos o información:

• Tu nombre y dirección fiscal completa, así como tu NIF y mail (este último no es obligatorio)
• El nombre, dirección fiscal y NIF de tu cliente. Es importante que toda esta información figure para que sea considerado como documento.
• La fecha de emisión y la fecha de vencimiento
• La numeración. Puedes usar una serie tipo PXX-YY, donde P indica que es un presupuesto, XX indica los dos últimos dígitos del año e YY indica el número de documento.
• Cantidad, descripción, precio y descuento (si lo hay) de todas las líneas que conforman el presupuesto.
• Detalle de los impuestos que estarías cobrando a tu cliente.

Conclusión

Ya sabes cómo crear un buen presupuesto. No basta con poner los datos que se piden en las típicas plantillas que pueden encontrar en Google Sheets o Excel. Necesitas hacer un buen análisis para no pillarte las manos y ofrecer a tu cliente algo que sea beneficioso para ti, pero que no ahogue tu negocio.

Los costes, la rentabilidad, las condiciones de contratación, son puntos en los que debes reparar, y que te harán conseguir un mejor resultado, en caso de que te aprueben el presupuesto.

Recuerda que si quieres seguir aprendiendo sobre finanzas, puedes hacerlo en mi escuela de finanzas, Cultura Económica.