Hacer presupuestos – Manual para hacerlo de forma correcta

En esta ocasión, traigo un manual para hacer presupuestos con 4 bloques fundamentales para que puedas seguirlos y seas constante en la organización de tus finanzas.

Mi experiencia creando presupuestos antes de los 4 bloques que te voy a contar hoy

Hace unos años, a pesar de saber que son necesarios, no conseguía nunca llevarlos a cabo, y cuando lo hacía, no los cumplía. Esto me sucedía porque no comprendía que el dinero tiene una parte emocional muy importante, y por lo tanto, las proyecciones que pudiera hacer eran volátiles.

Tengo que reconocer que por un lado me daba pereza hacerlos. Esto era por no tener un método claro, y, sinceramente, crear uno de cero era más pesado que no tener presupuestos.

Por otro, sentía que siempre los dejaba a medias o que no los cumplía, por lo que no me sentaba a hacerlos.

Afortunadamente, fui encontrando formas que me sirvieran para crear mi propio método. Ninguno de los que había visto me servían. La verdad, es que los problemas financieros agudizan el ingenio :)

Manual para crear presupuestos

Hoy quiero compartir contigo este manual, para que entiendas las cosas que debes tener en cuenta a la hora de hacer tus propios presupuestos.

Es importante resaltar que este manual para crear presupuestos es totalmente válido tanto para presupuestos de finanzas personales como de finanzas corporativas. Así que si has aterrizado por aquí porque quieres organizar las finanzas de tu negocio, tendrás un doblete, ya que lo puedes usar también para tus finanzas personales.

Trataremos 4 bloques que me parecen importantísimos, y que sin ellos, yo no conseguiría llegar a la organización financiera que tengo hoy en día. ¡Vamos con ello!

Creación de categorías

En primer lugar, debemos establecer unos grupos de gasto. Esto es importantísimo, ya que de lo contrario tus finanzas quedarán desordenadas.

¿Qué son las categorías?

Piensa en las categorías como cajones o sobrecitos en los que meterás el dinero al comienzo del mes, y podrás ir gastando.

En principio no deberías gastar más de lo que has asignado a cada categoría, pero, como veremos más adelante, es inevitable, por lo que si lo haces, no te preocupes. ¡A mí también me pasa!

¿Cuántas categorías de presupuestos necesitamos?

Me gusta que haya varias, para que al hacer el análisis, quede constancia clara de lo que está pasando con con nuestro dinero, pero es cierto que si hay muchas, se distorsiona el análisis.

Lo ideal es hacer tantas como tipos de gastos generales haya. Yo por ejemplo, tengo más en mis presupuestos de finanzas personales que en los presupuestos de mi negocio. Esto es porque en mis finanzas personales hay varias personas gastando y quiero analizar las necesidades de cada uno.

no deberías gastar más de lo que has asignado a cada categoría

El párrafo anterior, me lleva a otra idea importante sobre las categorías. Nos sirven para establecer análisis, para saber cuánto gastamos en esto y en lo otro. Cuanto menos necesitemos analizar un gasto, más generalista será la categoría. En cambio, si queremos hacer un análisis exhaustivo, usaremos varias categorías.

Piénsalo, si sólo usamos una, perderemos información al ver los gráficos de gastos. Habrá tanto dentro de esa categoría, que no podremos sacar conclusiones. Imagina un cajón abarrotado de cosas. ¿No sería mejor ordenarlo con cajas más pequeñas y de esta forma ver de un vistazo, de forma general, todo lo que tienes dentro?

Eso sí, no puedo decirte un número exacto, dependerá de tus finanzas, pero si quieres, podemos verlo en una sesión de consultoría privada. Podremos ver juntos los problemas que más te preocupan sobre tus finanzas y estableceremos un plan de acción.

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Ejemplos de categorías

Voy a dejar por aquí algunos ejemplos tanto para negocios online como para finanzas personales. Estoy segura de que te servirán para evitar el mal del lienzo en blanco, pero ten en cuenta que debes adaptarlos a tus propias finanzas.

Es más, es posible que a medidas que vayas avanzando en el trabajo de tus propios presupuestos, vayas cambiando las categorías para dejar las que más se adaptan a tus necesidades y tu análisis.

Ejemplo de categorías para presupuestos de emprendedores

Como ves, he incluido unas categorías bastante generalistas, pero que se acoplan a cualquier negocio online. Si tu negocio ya tiene una estructura sólida, es posible que estés usando muchas herramientas, por lo que quizá debas dividir la categoría herramientas en otras que definan más los gastos. Por ejemplo:

• Herramientas de marketing
• Herramientas de seguridad
• Almacenamiento de documentación
• Herramientas administrativas

Ejemplo de categorías para presupuestos de finanzas personales

A continuación, vamos a ver los ejemplos que te propongo para las finanzas personales:

En este caso, he usado algunas de las categorías que yo misma uso en mis presupuestos personales. Fíjate que bien podrían incluirse dentro de la categoría más general. Es decir, Alimentación podría estar dentro de Gastos de Casa y Gasolina dentro de Coches. Pero no lo hago así, para llevar un control más detallado. Así de un vistazo, puedo ver cuánto llevamos gastado en cada momento.

Otro motivo, es que son gastos (Alimentación y Gasolina) que se producen muchas veces al mes, y por lo general no llevan la misma cantidad, por lo que es posible que sean categorías propensas a exceder el presupuesto.

Uso del papel vs uso de las tecnologías

Soy una acérrima defensora de lo digital, y cada vez que puedo, prefiero tener las cosas en digital que en papel. Por varios motivos:

• Ocupa menos espacio físico
• Lo tienes siempre a mano

Pero es cierto, que el poder que tiene la escritura a mano en nuestro cerebro, que nos hemos educado escribiendo, es mucho más potente, que escribir con un teclado. Es por esto, que tengo bien delimitadas, a día de hoy, cuáles son las tareas que hago en un papel y cuáles las que hago en una aplicación, y que quiero compartir contigo en este manual para crear presupuestos.

Uso de las tecnologías

Existen numerosas aplicaciones en el mercado te organizan los movimientos del banco, de forma que no tengas que hacer prácticamente nada. Incluso, cada vez más bancos, están incorporando la categorización y el análisis en sus cuentas corrientes.

He probado varias, y te las comparto aquí por si quieres hacer lo propio antes de decidirte por alguna:

• Excel: maravillosa y versátil, aunque reconozco que para llevar un presupuesto puede ser tediosa ya que no se concilia de forma automática
• Money Wiz: muy accesible y completa. Quizá para mi gusto ofrece demasiada información para hacer un análisis diario. Aun así, muy recomendable.
• YNAB: su método es maravilloso, aunque para mi gusto la aplicación es cara y la curva de aprendizaje demasiado alta
• Spendee: mi preferida sin duda, sencilla, bonita, asequible y fácil de usar

Sea cual sea la aplicación que uses para generar tus presupuestos, deberás hacerlo en una aplicación por los siguientes motivos:

• Querrás que aprenda a categorizar sola las transacciones que hagas, esto te ahorrará muchísimo tiempo
• Querrás llevarla siempre a mano, sobre todo si se trata de finanzas personales, para poder tomar decisiones adecuadas y evitar caer en tentaciones
• Podrás poner al día tus finanzas hasta tumbado en el sofá. No necesitarás sentarte delante del ordenador o en un escritorio para ir actualizando los movimientos
• Por supuesto, no necesitarás hacer ningún cálculo, ya que la tecnología lo hace por ti

¿Qué parte de los presupuestos hago exactamente con las aplicaciones?

Además del seguimiento diario, lo que hago es establecer las categorías con iconos y colores, de esta forma, en la revisión rutinaria, me será mucho más sencillo identificar los movimientos.

También establezco las cantidades destinadas a cada categoría. De esta forma la aplicación va trackeando lo que voy gastando y así sé cuándo no debo gastar más, o si por el contrario ya lo he hecho, puedo reajustar el resto de categorías (lo vemos en el siguiente apartado).

En este sentido, hablaré en más profundidad en el último apartado, ya que este proceso, realmente, lo hago en dos partes.

Uso del papel

El uso del papel en la creación de presupuestos ha sido una reciente incorporación, si te soy sincera. Tan fructífera, eso sí, que no puedo dejar de recomendártela.

El proceso es el siguiente: establezco la cantidad de dinero que tengo ese mes disponible y hago un listado con las categorías habituales y necesarias ese mes (si tengo que hacer gastos fuera de los habituales, los apunto en una lista para presupuestarlos más adelante). Una vez hecha la lista, voy dedicando a cada categoría una cantidad (muchas veces hago estimaciones, pero la mayoría de las veces me fijo en históricos) y voy restando del total disponible. De esta forma no gasto más dinero del necesario y tengo de un vistazo cuáles serán los gastos de ese mes.

Está claro que esto es sólo teoría, y muy posiblemente, lo que escribí en el papel no se lleve a la realidad, pero me sirve como comienzo.

Una vez lo tengo listo, lo traslado a mi aplicación, y ya es allí, donde hago cambios si hay imprevistos, como te cuento ahora.

Flexibilidad es la clave del éxito

Como habrás podido entrever, lo que planeas en un principio, muy posiblemente, no será lo que ocurra al final. Por eso, uno de los mayores principios de presupuestar correctamente, es hacerlo flexible.

Este era el mayor error que yo cometía. Quería ceñirme a lo que había planeado a comienzo del mes, y cuando veía que no era así, me frustraba y dejaba de llevar el control.

Afortunadamente entendí que no es que yo fuera rara, sino que la vida y más en estos tiempos, tiene imprevistos, y nos debemos adaptar a ellos. Desde entonces, mis finanzas y mis presupuestos han sido otros.

Quería ceñirme a lo que había planeado a comienzo del mes, y cuando veía que no era así, me frustraba y dejaba de llevar el control.

No se trata de hacer una categoría que se llame Imprevistos, sino de ir reajustando a medida que sales del plan establecido.

Ejemplo de creación de presupuestos flexibles

Vamos a suponer que tenemos dos categorías, por hacer más sencillo el ejemplo: una que se llama Alimentación y otra que se llama Salir fuera. Imaginemos que tenemos este mes hemos ingresado 1000€ en total, y destinamos 700€ a comida y 300€ a salir por ahí. No tomes los importes como válidos para hacer un presupuesto, son simples ejemplos.

Imaginemos ahora que después de 15 días de transcurrido el mes, nos damos cuenta de que en el presupuesto de Alimentación sólo quedan 100€ y con eso no tenemos para vivir los 15 días restantes hasta volver a cobrar. En ese caso, tendríamos que coger la parte necesaria de lo que quedase sin usar de la otra categoría, Salir fuera.

De esta forma, estamos siendo flexibles con la planificación inicial, a la vez que estamos gastando únicamente el dinero que verdaderamente tenemos, sin buscar fuentes de financiación (deudas).

Presupuestos semanales además de presupuestos mensuales

Bien, vamos ahora con una nueva incorporación, que me está gustando un montón. Antes la utilizaba únicamente para las categorías con más gastos, pero ahora, lo voy a incorporar en todas, así tendré mayor control y libertad.

Se trata de hacer presupuestos de los presupuestos. Suena raro, pero ahora te explico. Una vez que tengamos los presupuestos mensuales creados, los dividiremos en las semanas que tenga ese mes, 4 o 5 según corresponda.

Dentro de cada semana, crearemos nuevos presupuestos, al igual que hicimos con los primeros, pero en esta ocasión, considerando el máximo de gasto la cantidad que hayamos presupuestado.

Venga, que con un ejemplo se ve mejor:

Ejemplo de creación de presupuestos semanales

Volvamos al ejemplo de Alimentación que habíamos visto antes. Habíamos designado de forma mensual 700€, por lo que en principio, no deberíamos gastar más de esta cantidad.

Imaginemos que estamos en un mes con 5 semanas, por lo que si la categoría Alimentación es de gasto fijo, bastaría con dividir 700€ entre 5 semanas, y sabríamos que debemos gastar como mucho 140€ cada semana.

Ahora bien, vamos a suponer que no es una categoría de gasto fijo, y que una vez al mes, hacemos una compra grande, y el resto sólo vamos comprando los productos frescos. En ese caso, posiblemente, la semana que hagamos la compra mensual, gastaremos mucho más de 140€. No pasa nada, asignaremos a esa semana, por ejemplo 300€ y los 400€ restantes, los gastaremos en el resto de semanas, a razón de 100€ cada una.

De esta forma, tenemos más acotado el gasto, y cuando acaba la semana, volvemos a actualizar presupuestos. Este método es interesante, precisamente, para categorías como la de Alimentación, que es posible que hagamos más de una compra a la semana. Si no lo has probado, comprar una vez a la semana, es sinónimo de incrementar el gasto. Siempre hay algo que "estaría bien tener" y con lo que no contabas...

Últimas consideraciones

Los presupuestos, como cualquier método de organización financiera, son totalmente emocionales. Así te sientes, así gastarás, según tu patrón de consumo, por supuesto.

Por esto, debes tener en cuenta, que habrá categorías que sean muy matemáticas, por ejemplo, si creas una de suministros, en la que prácticamente, todos los meses habrá el mismo gasto. Y habrá otras, como Alimentación o Salir por ahí, que dependerán mucho de cómo te relaciones el dinero y por lo tanto, tendrás que mirar más de cerca.